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Mietverwaltung

Im Gegensatz zum WEG-Verwalter, dessen Tätigkeitsfeld die Verwaltung des Gemeinschaftseigen-tums ist, zeichnet der Mietverwalter für die gesamte Vertretung des Haus- bzw. Wohnungseigen-tümers, insbesondere gegenüber dem Mieter verantwortlich. Gesetzliche Grundlage ist das Bürgerliche Gesetzbuch (§§ 535 ff. BGB), das Regeln zum Verhältnis zwischen Mieter und Eigentümer klar definiert. Konkrete Aufgaben des Verwalters hingegen werden bei der Miet- und Sondereigen-tumsverwaltung ausschließlich im Verwaltervertrag benannt.

Aufgaben eines Miet-Verwalters

Kaufmännische Aufgaben
  • Verwaltung, Verbuchung und Disponierung des Geldverkehrs
  • Überwachung der monatlichen Sollstellung der Miete
  • Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen und Mahnverfahren
  • Rechnungskontrolle
  • Regelung von Personalangelegenheiten (z.B. Hausmeister)
  • Erstellung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für Mieter, ggf. Mahnung dieser und Bearbeitung von Widersprüchen
Technische Aufgaben
  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen 
  • Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
  • Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
  • Einweisung Handwerker und Hausmeister
  • Schlüsselbestellungen
Rechtliche Aufgaben
  • Beachtung mietrechtlicher Vorschriften
  • Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften vom BGB bis zur StVzO
  • Abschluss bzw. Kündigung des Mietvertrages
  • Abnahme und Übergabe der Mietsache
  • Erklärung und Umsetzung von Mieterhöhungen
  • Bearbeitung von Mietminderungen
  • Abschluss von Wartungsverträgen
Organisatorische Aufgaben
  • Auswahl des Mieters
  • Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern
  • Verhandlung mit Behörden
  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben, Informationen und Aushängen
  • Beschwerdemanagement
  • Wahrnehmung  Orts- und Gerichtstermine

Leistungen WEG-Verwaltung

Kaufmännische Verwaltung
  • Für jede Wohnungeigentümergemeinschaft wird ein Fremdgeldkonto (Kontoinhaber ist die jeweilige Wohnungseigentümergemeinschaft) eingerichtet und geführt.
  • Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer kaufmännischer Geschäftsführung mittels moderner und leistungsfähigen EDV-Programmen
  •  (Prüfung und Zahlung von Rechnungen,
  •  Führen der Wohngeldkonten,
  •  Überwachung von Hausgeldrückständen; Mahnen von säumigen Zahlern und gegebenenfalls Durchführung von Gerichtsverfahren.
  • Aufstellung eines Gesamtwirtschaftsplans sowie der wohnungsbezogenen Einzelwirtschaftspläne.
  • Erstellung der Jahresabrechnungen
  • Ausweis der Vermögensübersicht
  • Durchführung von Eigentümerversammlungen
  • Abschluss und regelmäßige Überprüfung von Dienstleistungsverträgen (Hausmeister, Heizkostenabrechnungen, Versicherungen etc.)
  • Abwicklung von Versicherungsschäden
  • Exakte Anlage der Instandhaltungsrücklage mit wohnungsbezogenem Ausweis des Anfangsbestandes, Zugang, Zinserträge, Kapitalertragsteuer, Solidaritätsabschlag, Abgang und Endbestand
Technische Verwaltung
  • Regelmäßige Überwachung des baulichen Zustands des Gemeinschaftseigentums durch Begehungen.
  • Archivierung der von der Gemeinschaft übergebenen Baupläne (Lageplan, Grundrisse, Ansichten, Entwässerungspläne, Leitungsführungspläne etc.)
  • Abschluss von Wartungsverträgen
  • Durchführung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen.
  • Sichere Aufbewahrung der Schließkarten für die zentrale Schließanlage sowie Nachbestellung von Schlüsseln
  • Zusammenarbeit mit Fachleuten (wie Architekten, Ingenieure, Gutachter, Sachverständige) die der Eigentümergemeinschaft vorgeschlagen und deren Beauftragung in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden.
Wirtschaftliche Optimierung
  • Einbindung von Gebäudeversicherungen sowie Versicherungen für die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht  in Rahmenverträge
  • Abschluss von preisgünstigen längerfristigen Lieferverträgen mit Sonderkonditionen für Gas und Strom
  • Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen